AUDIT TEKNOLOGI SISTEM INFORMASI
Judul : AUDIT SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA
MANUSIA PADA TRAINING CENTER DI JAKARTA MENGGUNAKAN FRAMEWORK COBIT 4.1
Jurnal : Jurnal Ilmiah Fifo
Volume dan Halaman : Vol.8 No.1
Tahun : 2016
Penulis : Johanes Fernandes Andry
Reviewer :
1. Farhanah Apsari Yolanda (12116650)
2. Xena Gabriella (17116709)
3. Rizka Anggi S.P (16116541)
4.
5. Ratih Hartanti (16116096)
Note: Tugas Mata Kuliah
Audit
Teknologi Sistem Informasi
Universitas Gunadarma
Tahun Review : 2020
1. Tujuan
Penelitian
Tujuan penelitian dari audit sistem informasi sumber
daya manusia pada training center di jakarta adalah untuk mencari atau
melengkapi sertifikasi IT berskala internasional. Program sertifikasi ini
terdiri dari training persiapan ujian sertifikasi. Karena saat ini banyak
bermunculan jenis usaha yang sama, hal ini tentu saja memperketat persaingan,
baik dari sisi kualitas materi training sampai kepada kualitas pelayanan
terhadap konsumen. Untuk memastikan kualitas dan layanan yang diberikan oleh
smartlearing dapat terarah dan selaras dengan tujuan bisnis perusahaan, untuk
pemberian materi training dipilih instruktur dari para profesional, praktisi
dan akademisi yang memiliki sertifikasi industri dan yang memiliki pengalaman
ril dalam mengembangkan project-project teknologi informasi sesuai dengan core
competence masing-masing.
2. Subjek
Penelitian
Smartlearing untuk program sertifikasi menggunakan
framework COBIT 4.1
3. Assesement
Data
Metode pengumpulan data :
- Studi kepustakaan
- Studi lapangan :
- Observasi
- Kuesioner
- Reporting
4. Metode
Penelitian
- Menggunakan planning dengan melakukan studi literatur terhadap dokumen yang berkaitan dengan visi dan misi serta tujuan training center melalui kebijakan-kebijakan yang terkait dengan pengelolaan investasi IT.
- Melakukan pendekatan survey dengan alat analisis sesuai prosedur standar COBIT yang dikeluarkan oleh ISACA dengan berbagai metode yaitu :
- Dengan menyebarkan kuesioner kepada setiap bagian yang tergolong manajemen.
- Reporting, setelah kuesioner disebarkan, maka akan didapat data yang akan diproses untuk dihitung berdasarkan perhitungan maturity level.
5. Langkah
Penelitian
- Tahap Perencanaan
Tingkat awal dalam penyajian ini ialah memutuskan
serta memformulasikan persoalan serta mungkin menunjukkan dari asal yang ada.
Tingkat awal terbagi atas beberapa bagian:
- Perumusan Masalah Memantau serta menelusuri persoalan yang sedang berlangsung terhadap penerapan sistem informasi perencanaan anggaran.
- Penentuan Tujuan Menentukan tujuan yaitu maksud akhir dari suatu penelitian, hal ini berdasarkan pada rumusan masalah. Tujuaan penelitiian merupakan jawaban dari permasalahan yang telah dirumuskan.
- Studi Pustaka Studi pustaka mengemukakan kajian yang didapat dijadikan acuan utama untuk membuat riset serta menyudahi permasalahan yang ada. Bisa didapatkan dari buku, dokumen-dokumen organisasi, jurnal, dan literatur-literatur yang sesuai dan mendukung.
- Tahap Pengumpulan Data
Dalam pengumpulan data ialah sebagai berikut:
- Observasi Melakukan peninjauan seketika ke tempat penelitian supaya tambah menyelidiki persoalan yang diteliti dan wujud lapangan. Dalam hal ini, penyelidik melaksanakan peninjauan langsung dilingkungan UPT-LK, karena ditetapkan sebagai tempat pengamatan untuk penelitian.
- Wawancara Penyelidik bertemu langsung dengan orang yang kasi informasi di UPTLK supaya mengemukakakn soal secara seketika yang berhubungan proses penggunaan sistem informasi perencanaan anggaran. Hal ini penyelidik mengadakan tanya jawab dengan memakai sistem informasi perencanaan anggaran di UPT-LK.
- Penentuan Responden, Penentuan responden berdasarkan (Responsible, Accountable, Consulted and Informed) RACI Chart. RACI Chart merupakan matriks yang mendeskripsikan perann beragam piihak didalam penyiapkan tugas dalam suatu proyek atau bisnis. Matriks ini berguna untuk memaparkan peranan dan tanggung jawab antar bagian didalam suatu proyek atau proses. peranperan yang didefenisikan pada diiagram RACI adalah sebagai pemangku utama (Key Stakeholder) yang terkait secara langsung pada proses pengelolaan data. Identifikasi responden No Responden Jumlah Responden 1 Kepala Unit 1 2 Perencanaan Unit 1 3 Staf Honorer 2 Jumlah 4 Respoden peneliitian ini berjumlah empat orang yaituyang mengelola dan pengguna sistem informasi perencanaan anggaran. Setelah mendapatkan data responden, selanjutnya pembuatan RACI chart dari responden yang telah di pilih dalam penelitian.
- Kuisioner, Memberikan form yang berisi pertanyaan yang di buat berdasarkan proses domain ME1 dengan skala maturity level. Peneliti menyebarkan kuisioner yang memuat pertanyaan-pertanyaan dengan tersurat untuk diisi oleh sumber informasi (responden).
1. Mengukur Tingkat Kematangan Sistem Informasi
Perencanaan Anggaran Pengukuran tingkat kematangan pada sistem informasi
perencanaan anggaran pada UPT-LK berdasarkan COBIT yakni domain Monitor and
Evaluate (ME). Dengan dilakukan pengukuran tingkat kematangan pada UPT-LK ini
agar dapat menggambarkan sejauh mana instansi memenuhi standar pengelolaan TI
yang baik.
2. Penetapan Tingkat Kematangan (Maturity Level)
Penetapan tingkat kematangan adalah untuk mendeskripsikan pengukuran sejauh
mana instansi telah memenuhi standar pengelolaan TI yang baik. Penetapan
tingkat kematangan didasarkan pada kerangka kerja Cobit yang menyediakan
pengelompokan kapabilitas perusahaan dalam pengelolaan TI mulai dari level 0
belum tersedia hingga level 5 teroptimasi. Tingkat kematangan ini diketahui
dari hasil pengelolaan data kuisioner.
3. Analisa Kesenjangan (Gap Analysis) Setelah
diidentifikasi kondisi tingkat kematangan dan juga tingkat harapan mengenai
pengelolaan, pada tahap selanjutnya yaitu analisis kesenjangan. Analisis
kesenjangan ini dilakukan untuk mengetahui kegaitan apa saja yang perlu
dijalankan oleh pihak manajemen TI pada sistem informasi perencanaan anggaran
agar tingkat kematangan (as-is) dapat mencapai tingkat yang diharapkan (to-be).
- Penentuan Rekomendasi
Penentuan rekomendasi berdasarkan hasil yang
ditemukan pada penelitian ini untuk memberikan pandangan kepada pihak manajemen
yang meengarah kepada perbaikann prosess yang mengacu pada peningkatan level
kematangan di UPT-LK.
- Tahap Dokumentasi
Tingkat pengolahan dalam menjadikan pelaporan
peenelitian dari awal hingga akhir. Tahapan dokumentasi dalam membuat
laporan yaitu:
1. Kesimpulan serta Saran Berisi hasil gambaran
penelitian serta sara pengembangn penelitian.
2. Revisi Laporan Tugas Akhir Melakukan perbaikan
laporan apabila diperlukan. Hasil dari dokumentasi ini akan dijadikan sebagai
bahan perbaikan bagi pihak UPT-LK dalam penerapan dan pengembangan kinerja
sistem informasi perencanaan anggaran kedepannya.
6. Hasil
Penelitian
a. P01
Define the Strategic Plan
Kegiatan TI sudah mendapatkan arahan dari manajemen
untuk keperluan bisnis. Sudah ada proses formal untuk menganalisa kemampuan dan
kinerja TI saat ini untuk menjawab tantangan bisnis ke depan.
b. P03
Determine Technologycal Direction
Manajemen sudah menetapkan standar teknologi yang
digunakan dalam pengadaan maupun implementasi sistem. Proses yang terjadi belum
standar dari kebutuhan.
c. P06
Communicate Management Aims and Direction
Manajemen sudah mengembangkan kebijakan mengenai
keamanan dan operasional TI, sudah ada standard namun belum terdokumentasi
dengan baik. Kebijakan dikeluarkan berdasarkan kebutuhan user.
d. P07
Manage Human Resources
Manajemen telah memiliki mekanisme untuk melakukan
rekruitmen pegawai TI melalui HRD. Manajemen TI belum memiliki kebijakan dan
prosedur mengenai proses penangangan sumber daya manusia TI.
e. P08
Manage Quality
Perusahaan telah melakukan monitoring keuangan yang
baik, walaupun belum terdokumentasi dengan baik tapi sudah ada standar yg SOP
yang baik.
f. PO
10 Manage Projects
Sudah ada prosedur untuk dokumentasi komitmen antar
stakeholder. Namun belum didefinisikan secara detail. Dokumentasi scope sudah
ada. Akan tetapi belum dijelaskan secara detail.
g. DS7
Educate and train user
Standard & dokumentasi pelatihan yang dibutuhkan
sudah baik di proses kerja, pelatihan berkesinambungan dan sudah ada perencaan.
h. DS10
Manage Problem
Saat ini, penanganan masalah dilakukan secara
prosedur yang jelas namun belum terdokumentasi dengan baik. Penanganan masalah
belum diakhiri dengan konfirmasi atau solusi dari pengguna.
7. Kekuatan
Penelitian
Berdasarkan penelitian diatas, kekuatan pada
penelitian ini terletak pada metode yang digunakan bervariasi, sehingga
pertimbangan pemilihan yang ditawarkan pada penelitian tersebut banyak dan
beragam. Penelitian ini juga didukung dengan acuan referensi yang kuat.
8. Kesimpulan
Berdasarkan hasil penelitian diperoleh simpulan
bahwa nilai rata-rata domain PO3 dan PO7 yaitu 1.6 & 1.9 masih jauh dari
harapan, perlu kerja keras ini untuk tersebut, sedangkan PO1, PO6, PO8, PO10
& DS10 yaitu kisaran 2, proses ditingkatkan, khusus untuk DS7 mendapatkan
nilai 3, proses sudah ada standard dan dokumentasi yang baik, menuju proses
level 4 yang tidak begitu sulit di capai.
· Gap yang ada antara rata-rata level saat ini
dengan rekomendasi level tidak menunjukkan gap yang besar, sehingga apa yang
diharapkan dapat di penuhi dan dijalankan dengan baik oleh Manajemen training
center.
· Sistem sumber daya manusia di training center
yang saat ini diimplementasikan sudah sesuai dan mendu.
9. Saran
- Dokumentasi yang baik dan adanya standard operating prosedur memudahkan perusahaan untuk meningkatkan level maturity yang maksimal.
- Kegiatan evaluasi audit system informasi dilakukan oleh unit khusus dalam organisasi yaitu internal audit yang dapat dilakukan secara periodik.
Memberikan pelatihan COBIT 4.1 atau 5 bagi karyawan
yang terlibat dalam kegiatan evaluasi tata kelola TI, jika memungkinkan di
certified oleh ISACA, dengan CISA (Certified Information System Auditor)
